A secretaria escolar é responsável pela manutenção dos registros, arquivos e documentações dos alunos, professores e funcionários da escola, além da execução dos trabalhos administrativos e expedição de comunicados que apoiem o desenvolvimento do processo escolar.

Sendo assim, listamos abaixo 4 tópicos principais:

1. Atente-se para um bom atendimento ao público -

A secretaria é um local de extrema importância para os estudantes e seus responsáveis, visto que muito do contato que os pais de um estudante têm com a escola é por meio do atendimento realizado nessa área.

Dessa forma, a pessoa designada para conversar, seja com futuros estudantes ou ainda com os atuais e seus responsáveis, deve ter experiência no atendimento ao público. Leve em consideração que esse profissional poderá enfrentar situações delicadas em relação a queixas de alunos, inclusive feedbacks de estudantes em relação aos educadores.

Logo, esse funcionário deve saber como se comportar em situações diversas.

2. Disponibilize mobiliário e equipamentos adequados -

O trabalho dos funcionários de uma secretaria escolar depende de alguns móveis e equipamentos específicos, que favorecem a organização e a eficiência.

Assim, os funcionários devem informar os gestores quanto à necessidade de novos armários, prateleiras e gaveteiros, muito úteis na organização deste setor.

3. Catalogue a documentação, melhore a organização -

Mesmo que boa parte da documentação dos alunos esteja digitalizada e armazenada nos computadores, alguns documentos impressos precisam ser conservados e bem organizados.

É comum que pelo tempo de funcionamento da escola ainda tenha uma grande quantidade de documentos impressos que precisam ser arquivados fisicamente.

Por isso, é essencial organizá-los, identificá-los e, depois, guardá-los em lugar seguro, limpo e longe de umidade para prolongar a vida útil de consulta. É importante também que seja definida uma rotina padrão nessa etapa.

4. Invista em tecnologias para favorecer o trabalho e otimizar o desempenho da secretaria -

Recursos tecnológicos sempre podem ser utilizados a nosso favor. Sendo assim, use e abuse de scanners e softwares. Sempre que possível, arquive os documentos importantes no computador, armazenando-os na própria máquina ou na nuvem. Outra dica importante: é possível organizar as matrículas dos estudantes por meio de softwares, que facilitam o trabalho e evitam que haja erros na hora de cadastrar os alunos na rede.

É possível também utilizar um software de gestão escolar para facilitar todo o processo da secretaria.

Porém essa ação é delicada e necessita de muita cautela ao se escolher esse tipo de software.

Conheça o nosso sistema de gestão para entender melhor como é essencial em uma escola.